Privacidad
Última actualización: 14 de octubre de 2026
Esta página explica qué datos guarda Citarvia, para qué, cuánto tiempo y qué puedes pedir en cualquier momento. Está escrita para que se entienda, no para cubrirnos las espaldas.
Quién trata tus datos
| Responsable | Citarvia — titular y NIF pendientes de alta |
|---|---|
| Dónde | Callosa de Segura, Alicante (España) |
| Contacto | hola@citarvia.com |
Hay dos cosas muy distintas aquí, y conviene separarlas
1. Tus datos como clínica
Si te das de alta, guardamos el nombre de tu clínica, tu correo, tu teléfono y tu contraseña. La contraseña no se guarda: se guarda un resumen del que no se puede volver atrás, así que nadie —nosotros tampoco— puede leerla.
Si reservas una llamada desde reunion.html, guardamos tu nombre, el de la clínica, tu teléfono y, si lo das, tu correo y lo que nos cuentes. Sirven solo para esa llamada y para hablar contigo de Citarvia; no se ceden a nadie. Te mandamos la invitación por correo (Zoho ZeptoMail). Puedes pedir que se borren cuando quieras en hola@citarvia.com.
Si nos escribes a hola@citarvia.com, el correo llega a nuestro buzón de Zoho Mail y una asistente virtual (la IA de Anthropic) lo lee para saber qué pides: si es una llamada y dices día y hora libres, la apunta y te la confirma; si no, te propone horas; lo demás lo contesta Oliver (la asistente le deja una respuesta preparada que él revisa). Te contesta siempre diciendo que es la asistente virtual. Guardamos el correo 12 meses para poder contestarlo y luego solo un resumen de una frase. Escríbenos solo lo de tu clínica, nunca datos de pacientes.
Si tienes una clínica de fisioterapia, puede que te escribamos para ofrecerte Citarvia. Para eso usamos los datos públicos de la clínica (nombre, web, teléfono y correo de contacto que publica ella misma), que guardamos en nuestra lista de clínicas en Notion. Esos correos llevan «Publi» al principio del asunto, dicen que los escribe una asistente virtual y llevan un enlace para darte de baja: si lo pulsas, o nos dices que no, no te volvemos a escribir. El enlace del vídeo nos dice si se ha abierto, para no insistir a quien no le interesa y llamar a quien sí. Puedes pedir que borremos los datos de tu clínica cuando quieras en hola@citarvia.com.
2. Los datos de tus pacientes
De esos datos el responsable eres tú, no nosotros. Citarvia es solo la herramienta donde los guardas; en la ley eso se llama encargado del tratamiento. Nosotros los guardamos y los protegemos, pero no decidimos qué se hace con ellos ni los usamos para nada nuestro.
Solo entramos en tu agenda cuando hace falta para darte el servicio: porque nos pides ayuda, para montarte algo o para comprobar lo que tienes contratado. Entramos con nuestra propia cuenta, no con tu contraseña, y cada vez queda apuntado en el registro de tu clínica: cuándo entramos, y lo que hacemos dentro va marcado como de Citarvia.
Nunca usamos los datos de tus pacientes para otra cosa. Ni para vender, ni para entrenar sistemas, ni para enseñárselos a otra clínica. Cada clínica ve solo lo suyo, y eso está comprobado con pruebas automáticas cada vez que se cambia algo del programa.
Qué se guarda de un paciente
| Qué | Para qué |
|---|---|
| Nombre, apellidos, teléfono | Darle cita y poder avisarle si hay un cambio |
| DNI y dirección | Hacer facturas completas y informes. Solo hacen falta si el paciente pide factura con sus datos: para un ticket no se piden |
| Motivo, diagnóstico y evolución | El historial clínico, que es para lo que sirve la agenda |
| Informes y pruebas que aporta | Tenerlos en su ficha en vez de en un cajón |
| Consentimientos informados (y, si lo firma en el móvil o la tablet de la clínica, su firma, una copia del documento que leyó, la fecha y el aparato) | Dejar constancia de que los tienes y de qué documento firmó. Se guardan con su historia clínica |
| Su cuenta del banco (IBAN) y la orden de domiciliación que firmó | Cobrarle las cuotas de los grupos con recibos del banco. Solo si él firma la orden |
| Fecha de nacimiento y, si es menor, el nombre y DNI de su padre, madre o tutor | Saber si es menor y quién le representa |
| Los días y si le viene mejor por la mañana o por la tarde | Darle la hora que le encaja y, si la clínica tiene lista de espera y él lo pide, avisarle si sale un hueco antes |
«Tu ficha»: los datos los escribe el propio paciente. Cuando la asistente le da una cita, o la clínica lo pide desde su ficha, al paciente le llega un enlace a una página de citarvia.com para completar sus datos. Nunca se le piden el DNI ni la dirección por WhatsApp o por teléfono. La página le explica arriba quién trata sus datos y para qué, le pide solo lo que falta (no enseña nada de lo que ya hay), y acepta ahí el consentimiento de datos: queda apuntado cuándo y desde qué conexión (solo el principio de la dirección IP). El enlace es de un solo paciente, sirve una vez y caduca a los 7 días; solo rellena huecos vacíos, así que no puede cambiar un dato que la clínica ya tenga. Si es menor de edad, lo rellena su padre, madre o tutor.
Si sale un hueco antes, el aviso por WhatsApp. Si la clínica tiene la lista de espera y el WhatsApp de Citarvia, cuando alguien anula una cita la asistente escribe por WhatsApp, de una en una y por orden, a las personas de la lista a las que les encaja ese hueco: el día, la hora y con quién, nunca el motivo de la consulta. El mensaje dice que es un aviso automático y lleva dos botones, «Sí» y «No». Solo se escribe de 9:00 a 21:00, y nunca a quien tenga la ficha bloqueada. Queda apuntado a quién se le escribió, cuándo y qué contestó, para que la clínica lo vea; esos mensajes se guardan como el resto del WhatsApp (12 meses). Quien no quiera estos avisos solo tiene que pedir a la clínica que le quite de la lista de espera.
Traer tus datos de otro programa. Si pasas a Citarvia lo que tenías en tu programa de antes, los ficheros que subes (el Excel o el CSV) se leen y no se guardan en ningún sitio. Antes de traer nada se guarda una copia de tu agenda de ese momento, por si hubiera que volver atrás; esa copia se borra sola a los 30 días, como las demás copias del servidor.
El diagnóstico y los informes son datos de salud, que la ley protege de forma especial (artículo 9 del RGPD). Por eso el fichero donde se guardan tiene los permisos cerrados, las copias de seguridad que salen del servidor van cifradas, y todo viaja por conexión segura.
Dónde están
Todo se guarda en un servidor en Fráncfort (Alemania), dentro de la Unión Europea.
Algunas funciones necesitan que otra empresa reciba una parte de los datos. Solo pasa si tu clínica usa esa función, y cada una recibe lo justo:
| Quién | Qué recibe | Para qué |
|---|---|---|
| DigitalOcean (empresa de Estados Unidos; el servidor está en Fráncfort) | Todo lo que guarda Citarvia, porque es la empresa dueña del servidor donde está. No lo usa para nada: solo lo aloja | Tener el servidor encendido y a salvo |
| Meta (WhatsApp) | Los mensajes que tus pacientes te escriben por WhatsApp y los que les contestas | Es el propio WhatsApp: cualquier mensaje de WhatsApp pasa por Meta |
| Anthropic (Estados Unidos) | La conversación de WhatsApp con ese paciente, si enciendes la asistente. Y, solo si usas la nota de la sesión, el texto de la sesión que has grabado. Si subes vídeos para tus redes, el texto de lo que se dice en ellos (no el vídeo). Nunca el resto de su historia clínica | Que la asistente entienda lo que pide y le conteste, que escriba el borrador de la nota para que tú lo revises, y que quite las repeticiones de tus vídeos y escriba su texto |
| ElevenLabs (Estados Unidos) | La llamada, mientras dura, si enciendes la asistente de llamadas | Atender el teléfono. Citarvia no guarda ni la grabación ni lo que se habla |
| Groq (Estados Unidos) | El audio de la sesión, en trozos y sin los silencios, solo si tu clínica usa la nota de la sesión y ese paciente ha firmado el consentimiento de grabación | Pasar la sesión a texto. Citarvia no guarda el audio: lo manda y lo olvida |
| ZeptoMail (Zoho, en la UE) | La dirección de correo y el texto del correo | Los códigos para entrar y los avisos de cita por correo |
| El servicio de avisos de tu navegador (Apple, Google, Mozilla o Microsoft) | Solo si activas los avisos en un móvil u ordenador: un aviso cifrado que no pueden leer, sin nombres ni datos de pacientes («un paciente pide hablar con una persona») | Entregarte el aviso aunque Citarvia esté cerrada. Lo desactivas en el mismo sitio donde lo activaste |
| Tu banco | De cada recibo domiciliado: el nombre de quien paga, su cuenta (IBAN), el importe, el día y el concepto («Cuota de octubre · Pilates») | Cobrar las cuotas por el banco. El fichero lo subes tú a la web de tu banco: Citarvia no se lo manda a nadie |
| Agencia Tributaria (España) | De cada factura que emitas: su número, su fecha, el importe, el concepto y —solo en las facturas completas— el nombre y el NIF de quien la recibe. Nunca el motivo de la consulta, el diagnóstico ni nada de la historia clínica | Es obligatorio: la ley de facturación verificable (VERI*FACTU) exige mandar cada factura a Hacienda al emitirla |
Si usas las redes, lo que apruebas se publica en tu Instagram (Meta) a través de Upload-Post, el servicio que lo sube. Los vídeos que subes para tus redes se editan en un ordenador de Citarvia: el vídeo no pasa por ninguna otra empresa hasta que tú lo apruebas. Si en un vídeo o una foto sale un paciente, necesitas su permiso por escrito antes de subirlo.
Lo de Hacienda no es una función que se pueda encender o apagar: es una obligación legal de toda clínica que factura, y va con tu propio certificado electrónico. Un concepto de factura puede decir «sesión de fisioterapia», pero nunca por qué viene el paciente.
Cuando un dato sale de la Unión Europea, tiene que salir con los contratos y las garantías que pide el RGPD: en revisión con nuestra gestoría.
Además, cada día sale del servidor una copia de seguridad cifrada, que se guarda en un ordenador de Citarvia para no perderlo todo si el servidor falla. No pasa por ninguna otra empresa, y sin la clave nadie puede abrirla.
Cuánto tiempo
- Historia clínica: el tiempo que marque la normativa sanitaria de tu comunidad autónoma. Lo decides tú, que eres el responsable.
- Mensajes y conversaciones de WhatsApp: 12 meses. Después se borran solos.
- Nota de la sesión: el audio no se guarda nunca. El texto de lo grabado, 24 horas (para poder volver a pedir el borrador); después se borra solo. Lo que guardes en el diario es historia clínica.
- Los vídeos que subes para tus redes: el original se borra solo 30 días después de editarlo (o de quitarlo tú). El vídeo editado y tus fotos se quedan con tus publicaciones hasta que las quites o des de baja la clínica.
- Copias de seguridad del servidor: las de cada hora se guardan 48 horas; una de cada día, 30 días. Después se borran solas.
- La copia de antes de traer tus datos de otro programa: 30 días. Después se borra sola.
- Copia cifrada de fuera del servidor: las de las últimas 12 semanas. Después se borran solas.
- Facturas: se guardan mientras Hacienda pueda pedirlas. Una factura no se borra ni se cambia nunca: si está mal, se anula o se rectifica, y las dos cosas quedan apuntadas. Tampoco se borra si el paciente lo pide, igual que la historia clínica, porque la clínica está obligada a conservarla.
- El enlace de una factura: si la clínica le manda la factura al paciente, va a su WhatsApp o a su correo con un enlace suyo que solo abre esa factura y deja de funcionar a los 30 días. Del enlace no guardamos el enlace, sino una huella que no sirve para abrirlo.
- La cuenta del banco de un paciente (IBAN): mientras pague sus cuotas por el banco. Si deja de hacerlo, se guarda 14 meses después de su último recibo, que es lo que piden las normas del banco (SEPA) por si hay que enseñar la orden firmada, y después se borra sola. Lo demás de la orden (su referencia y sus fechas) se queda, sin la cuenta.
- El enlace de tu gestoría: si la clínica crea uno para su gestoría, con él se ven y se bajan solo las facturas (nunca las citas ni la historia clínica). Caduca al año, la clínica lo puede quitar cuando quiera y guardamos cuándo se usó.
- Si dejas de ser cliente: te damos todos tus datos y, en los 30 días siguientes, se borran del servidor. Las facturas son la excepción: te las llevas todas —en PDF y en un fichero que abre el Excel— porque la obligación de guardarlas es tuya, no nuestra.
Ojo con el borrado: cuando borras a un paciente, desaparece de la agenda al momento, pero sigue estando en las copias de seguridad hasta que esas copias caducan: como mucho 30 días en las del servidor, y 12 semanas en la copia cifrada de fuera. Es así en cualquier sistema que tenga copias, y preferimos decírtelo.
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- Que te lo demos en un fichero para llevártelo a otro sitio. Esto ya lo puedes hacer tú solo: en Configuración hay un botón para descargarte todo.
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Escribe a hola@citarvia.com y se resuelve en menos de un mes. Si crees que no se ha hecho bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Si cambia algo
Se avisa por correo antes de que entre en vigor, y la fecha de arriba cambia. No se cambia nada a escondidas.